選ぶポイントは３つ！
いきなり結論ですが、受発注システムを選ぶポイントは３つです。
- 業務で困っている課題が解決できる
- 将来性がある
- コストが負担にならない
１．業務で困っている課題が解決できる
資金を投入して使うものを選ぶなら、日々の業務で困っている課題を解決できる受発注システムを選びたいですよね。
その課題には、「伝票処理のために毎日残業をしている」「ＦＡＸ送信完了を見届けるまで帰宅できない」「ヒューマンエラーでお取引先様にご迷惑をおかけした」などがあるのではないでしょうか。
このような課題は、受注業務を効率性を高めることで解決できますので「受発注システム」でGoogle検索してみてください。
広告欄に受発注システムを提供しているサービスが表示されますので、クリックして気になるサービスを覗いてみましょう。
サービス案内のページが表示されますので、業務課題が解決できそうか想像を膨らませてみてください。
サービス案内ページだけでは伝えきれない内容もありますので、幾つか資料請求してみましょう。詳細に説明されていますので、業務課題を解決するヒントが記載されていると思います。
しつこい営業からの連絡が嫌だと思われるかもしれません（わたしもそうです）
しかし、電話がきても１回断れば良いことです。メールは有益な情報がくることがあるので読む／読まないの取捨選択をすると良いと思います。
嫌だなと思っても業務改善ができないままの状況が続くことを考えると、資料請求くらいはしてみてもよいのではないでしょうか。
２．長く付き合える
残念ながら業務課題は次から次へと湧き出てきます。目先の業務で困っていることの解決だけではなく、長期に使い続けられる受発注システムを選びましょう。
受注管理の課題が解決したら、次は「在庫数の問い合わせ対応が大変」「仕入を忘れて欠品させてしまい発送できなかった」「商品数が多くなってきたので在庫管理をしたい」「セット商品の在庫数管理が煩雑で把握するのが大変」といった、他の課題が出てきます。
このような事を想定して「在庫管理」ができるサービスを選ぶこともできますが、一連の仕入（発注）・受注・在庫・出荷・請求の業務を標準搭載している受発注システムが便利です。業務には業務フローという言葉があるように流れがあります。部分的な業務効率化ができる受発注ではなく、業務全体をカバーしている受発注システムを選びましょう。
長く付き合える事には、もう１つあります。機能アップがある・法改正に伴うバージョンアップをするサービスであることです。これには提供している企業が、お客様の声に耳を傾け、お客様のために受発注システムをよくしていこうという姿勢です。
機能アップや法改正には大きな開発コストがかかります。受発注システムを提供している企業からすれば対応したくないのが本音だと思います。それでも、お客様にコスト負担を求めるのではなく、本当にお客様に寄り添い受発注システムを提供しているサービスがいいサービスといえます。
３．コストが負担にならない
「業務課題が解決できること」「長く付き合えること」を満たすサービスを探していくと、万能で多機能なサービスが目につきます。しかしながら、料金を見ていると「お問い合わせ」や「高額」です。日々の利益から支払うことになりますので、業務課題がなくなり効率化してコスト削減ができたと思っても、利用料が高いとせっかくの努力が報われません。
料金を比較する際に注意する点をご説明します。
一番注意したいのは従量課金です。使った分だけ使用料をお支払いするのですが、一見すると使わないときは負担にならないとアピールされていますが、ＤＸは使うために導入するわけで、使えば使うほど業務効率化になっていきます。つまり、使うことで効率化によりコスト削減できますが、比例して支払い金額も増えていきます。結果、業務効率化したのに利益が改善されないという残念なことになってしまいます。できることなら定額制を選びましょう。
もう１つ注意したいのはオプション料金です。基本的な機能は安くても、次々とやってくる業務課題を解決するにはオプション契約が必要になる場合があります。携帯電話ではないですが、オプション契約をつけたら高い利用料になってしまう危険性があります。料金体系がシンプルで、オプション機能を将来も使うことがあると想像できる場合は、オプション料金も支払うことを想定して、比較検討することをおすすめします。
料金が明確で料金が負担にならない受発注システムを選ぶようにしましょう。
まとめ
受発注システムの選び方として３つのポイントをご説明しましたが、それでも悩まれる場合には、お試しができるサービスで体験をしてみましょう。
実際に体験することで受発注システムの使い方・コツがわかってきます。ちょっとした手間かもしれませんが、想定以上の情報を得ることができます。
また、体験するにもより機能が実際の業務に便利の使い勝手を実感するためにはが一定の期間が必要です。一般的には、30日間無料などといったお試しプランもありますが、サービスの評価ができないまま無料期間が終了してしまったり、30日後に自動的に料金が発生してしまう場合もあります。期間限定ではないフリープランで全機能が体験できるサービスだと安心してできますので、おすすめです。
ZENEI は、期間無制限のフリープランを用意しています。一部登録数に制限はありますが、全機能体験することができます。
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