小規模企業の業務効率化

受注規模に応じて業務改善は必要不可欠

ビジネスが軌道に乗り始めると、だんだんとこれまで全て一人で出来ていた仕事も忙しくなり、人を雇い、EXCELで受注管理をするようになり、業務を改善していきます。EXCELにステータス列を追加し、飛躍的に効率化したと感じられると思います。

しかし、想定外に納品されていない。請求書が届いていない。等の問い合わせがあり、原因を調べてみると、EXCELが間違っていることに気づきます。理由は、ヒューマンエラーでした。

EXCELへの登録ミス・電話注文の聞き間違い等のヒューマンエラーで発生した問い合わせ対応や、再発防止するためにダブルチェックするようにしていくと、本来業務改善で削減されるはずのEXCELにむしろ振り回される結果に陥ります。

業務効率化するには受発注システムが必要不可欠です。
成功している企業は、受発注システムに業務を合わせて使いこなしています。いまの業務の仕方に固執せずに柔軟に対応しています。

たとえば、注文書は営業がコピーを取って物流倉庫に渡すという業務があったとします。物流倉庫は注文書を見てピッキングして出荷するために利用しています。

受発注システムを導入したことで、既に注文書は電子化されていますので、営業は注文請書の発行処理をすることで、物流倉庫ではピッキングリスト出力が可能に。注文書単位でピッキングしていたものも、ピッキングリストができたことで、複数の注文を一回でピッキングできるようになりました。

実は業務のやり方に変化はなく、人がやっていた業務を受発注システムに任せています。紙が電子化されて社内のどこにいても見えるようにしたことで、大きく改善をすることができました。

受発注システムと仲良くなるには、取引先との商品共有が絶対です。

FAX注文・電話注文でも、EXCELで管理するにしても、商品は必ず「やり取りする」情報です。
受注する側としても、取り扱っていない商品、商品指定が曖昧で問い合わせをしなければならないことが、多々発生しているのではないでしょうか？

ビールといっても、メーカー、ブランド、生／発泡酒、容量、瓶／缶／樽、そして販売価格と組み合わせ多数です。
取引先と商品情報を共有することは、ヒューマンエラーを最小限に減らして業務効率化するには必要不可欠であることがわかると思います。

受発注システムの導入は難しいものではありません。スマホでお買い物や、支払いをする方が難易度が高いです。クラウド化が進み、手軽に受発注システムを導入することができるようになりました。
フリープランで試し、安い料金であれば規模が小さくても費用対効果を得ることができます。

たとえば、時給1,000円の事務アルバイトの業務が24時間削減できたら、２万４千円のコスト削減となります。いままでの費用で、事務アルバイトには24時間分の他の仕事をしていただけることになりますので、従業員の使い方の幅が広がります。

人手不足が深刻になっています。一人ひとりの業務を効率化して、助け合う業務の仕方が求められていると思います。